Politique sur la protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels revêt une importance particulière pour Simplex location d’outils Inc., ainsi qu’à ses filiales et sociétés affiliées (ci-après désignées «Simplex»).
A. Portée
La présente Politique est incluse de manière intégrale dans les Conditions d’utilisation du Site web. L’utilisation du Site constitue un consentement de la part des clients d’être liés par les modalités et les conditions de la présente Politique et des Conditions d’utilisation du Site.
L’utilisation du Site constitue un consentement de la part des Clients d’être liés par les modalités et les conditions de la présente Politique et des Conditions d’utilisation du Site.
La présente Politique s’applique à Simplex.
La présente Politique s’applique aux activités de Simplex au Québec, y compris les activités sur le Site.
La présente Politique s’applique aux renseignements personnels que Simplex, ou ses fournisseurs pour le compte de Simplex, recueille, utilise ou divulgue au sujet de ses Clients.
La présente Politique s’applique à la gestion des renseignements personnels sous formes verbale, écrite ou électronique.
La présente Politique ne vise pas la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels qui sont à la disposition du public et que Simplex a obtenu sans l’utilisation de moyens particuliers, tels que :
- Tous les renseignements personnels disponibles au public, comme le nom, l’adresse et le numéro de téléphone d’un Client, lorsque ces renseignements sont inscrits dans un annuaire ou disponibles par tout type de services d’annuaire incluant sur l’internet; ou
- Tout autre renseignement personnel disponible au public.
L’application de la présente Politique est régie par les exigences de la loi québécoise intitulée Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et ses règlements afférents. La présente Politique respecte également les exigences de la loi canadienne intitulée Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
B. Définitions
« Client » signifie toute personne physique ou morale qui (i) achète ou commande des produits ou services auprès d’un magasin portant une des bannières de Simplex ou sur le Site, (ii) correspond avec Simplex directement ou par le biais de ses représentants, le cas échéant, (iii) est membre de tout programme, application ou Site web offerts par Simplex, (iv) pour les personnes physiques, participe à un concours publicitaire organisé par Simplex et/ou (v) accède à tout autre service à la clientèle offert par Simplex.
« Collecte » signifie l’action de recueillir, d’acquérir ou d’obtenir des Renseignements personnels de quelque façon et par quelque moyen que ce soit, y compris auprès de Tiers.
« Consentement » signifie un accord libre à la Collecte, à l’Utilisation et/ou à la Divulgation de Renseignements personnels aux fins déterminées par Simplex. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par le Client ou par un mandataire autorisé. Le consentement explicite peut être donné de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit. Toutefois, il doit toujours être non équivoque. Le consentement implicite désigne un consentement que l’on peut raisonnablement déduire d’un acte ou d’une omission de la part d’une personne.
« Divulgation » signifie l’action de révéler des Renseignements personnels à un Tiers.
« Renseignement personnel » ou « Renseignements personnels » signifie(nt) tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, incluant notamment ses noms, adresses, adresses courriels, date de naissance ou données de crédit.
« Responsable de la protection des renseignements personnels » signifie une ou plusieurs personnes de Simplex chargée(s) de veiller au respect et à l’application de la présente Politique.
« Site » signifie les activités sur le Site transactionnel, médiaux sociaux, applications mobiles et autres plateformes appartenant à Simplex.
« Tiers » signifie une personne autre qu’un client, que Simplex ou un mandataire de cette dernière.
« Utilisation » signifie le traitement, la manipulation et la gestion de Renseignements personnels par Simplex.
C. Principes
1 - Responsabilité
Simplex est responsable des Renseignements personnels qu’elle détient et elle doit désigner le Responsable de la protection des renseignements personnels qui devra s’assurer du respect des principes énoncés dans la présente Politique.
1.1 Il incombe au Responsable de la protection des renseignements personnels de veiller au respect et à l’application de la présente Politique. D’autres employés de Simplex peuvent aussi être désignés pour épauler le Responsable de la protection des renseignements personnels ou afin de s’occuper des activités quotidiennes de Collecte, d’Utilisation ou de Divulgation et de traitement des Renseignements personnels.
1.2 Simplex transmettra, sur demande, le nom du Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont énoncées ci-après.
1.3 Simplex est responsable des Renseignements personnels en sa possession ou dont elle a la garde, ce qui comprend les Renseignements personnels confiés à un Tiers pour des fins de traitement.
1.4 Simplex a élaboré diverses directives et pratiques permettant une application concrète de la présente Politique, entres autres :
- La mise en œuvre de procédures destinées à protéger les Renseignements personnels et à assurer le respect de la présente Politique;
- La mise en œuvre de procédures relatives à la réception et au traitement des demandes de renseignements ou de plaintes;
- Fournir l’information et la formation données aux employés en matière de protection des Renseignements personnels.
2 - Types de Renseignements personnels recueillis
Les renseignements personnels recueillis par Simplex varient selon que vous êtes un Client qui est une personne physique ou un Client qui est une personne morale, et comprennent, sans s'y limiter, les informations suivantes :
Pour des Clients qui sont des personnes physiques : prénom, nom, adresse physique, adresse courriel, numéro de téléphone, sexe, langue de communication de préférence, les informations relatives au crédit.
Pour des Clients qui sont des personnes morales : nom, numéro de téléphone, adresse, taille et secteur d’activité(s) de l’entreprise, montant annuel de location, numéro d’enregistrement canadien (NEC), numéro d’enregistrement québécois (NEQ), coordonnées du propriétaire de l’entreprise, du compte payable, d’un or des administrateur(s), langue de communication de préférence, les informations relatives au crédit.
3 - Détermination des fins de la collecte de Renseignements personnels
Simplex devra déterminer les fins pour lesquelles des Renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant toute Collecte.
3.1 Simplex recueille des Renseignements personnels pour les fins suivantes :
- Permettre l’inscription et la participation des Clients à des programmes, applications, Site, sites web, services, activités, concours publicitaires, sondages, achats en ligne et infolettre offerts par Simplex ou tout autre programme offert par Simplex ou l’un de ses partenaires ou fournisseurs, y compris Meta, Google, Bing, permettre la remise d’offres spéciales et d’avantages ciblés, l’organisation d’activités promotionnelles et la communication avec des gagnants dans le cadre de concours publicitaires, la conception, l’amélioration et la commercialisation des produits et des services, l’amélioration de l’offre en magasin (incluant des études marketing et sondages, le cas échéant), de personnaliser la navigation sur le Site selon les préférences des utilisateurs et d‘offrir aux utilisateurs et aux Clients des services, produits, promotions et publicité personnalisés, ainsi que la vérification de l’identité des membres;
- Établir et maintenir des relations commerciales avec les Clients et assurer l’exécution des services;
- Comprendre les besoins et les préférences des Clients;
- Recommander des produits et services particuliers aux Clients qui répondent aux besoins des Clients;
- Améliorer l'expérience client et proposer des offres marketing ciblées;
- Fournir des nouvelles, des mises à jour et(ou) des rappels aux Clients concernant, entre autres, les produits et services de Simplex, les locations et les retours;
- Concevoir, améliorer, commercialiser ou fournir des produits et des services qui répondent aux besoins des Clients;
- Exploiter son entreprise commerciale;
- Satisfaire aux exigences législatives applicables;
- Traiter les plaintes;
- Communiquer avec les Clients par divers moyens, incluant, sans s’y limiter, par téléphone, courriel et(ou) texto/SMS; et/ou
- S’assurer de la sécurité des Clients, de ses employés et des Tiers.
3.2 Simplex s’engage à déployer ses meilleurs efforts, dans le cadre de toute collecte, à informer tout Client, par voies électronique, verbale ou écrite, des fins entourant ladite collecte de Renseignements personnels. Sur demande, les personnes qui recueillent des Renseignements personnels doivent expliquer les fins entourant la collecte ou d’indiquer à tout Client auprès de quel service il peut s’adresser afin d’obtenir les renseignements désirés.
3.3 Sous réserves de toute disposition législative à cet effet, Simplex n’utilisera pas ou ne divulguera pas à une nouvelle fin des Renseignements personnels déjà recueillis avant d’avoir d’abord défini et consigné cette nouvelle fin et obtenu le consentement du Client concerné.
3.4 Les appels téléphoniques traités par Simplex peuvent être enregistrés et écoutés à des fins de contrôle de qualité. Des caméras de sécurité en circuit fermé sont utilisées dans les magasins et les bureaux de Simplex pour s’assurer de la sécurité des Clients des employés de Simplex et des Tiers.
3.5 Les employés habilités à recueillir les Renseignements personnels dans le cadre de la réalisation de leurs fonctions travaillent en règle générale dans les départements suivants : Marketing, Technologies de l’Information, Crédit et Finances.
4 - Consentement à la Collecte, à l'Utilisation ou à la Divulgation de Renseignements personnels
Le Client doit être informé et consentir à toute Collecte, Utilisation et/ou Divulgation de Renseignements personnels qui le concernent, à moins que la loi ne l’exige pas. Dans certaines circonstances prévues par la loi, il est possible de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des Renseignements personnels sans que le Client n’en soit formellement avisé et sans que ce Client n’ait à donner son Consentement. Simplex pourra se prévaloir en tout temps de toutes les exceptions prévues aux lois applicables qui la dispensent d’aviser ou d’obtenir le Consentement des personnes concernées par la Collecte, l’Utilisation et (ou) la Divulgation.
4.1 À titre d’exemple, Simplex peut décider de recueillir, d’utiliser et (ou) de divulguer des Renseignements personnels à l’égard d’un Client sans l’en aviser ou sans son Consentement:
- Si cela sert manifestement l’intérêt du Client et qu’il est impossible d’obtenir son Consentement dans un délai approprié, par exemple, lorsqu’un Client a oublié en magasin sa carte de crédit;
- Si le fait de demander le Consentement du Client risque d’aller à l’encontre du but visé par la collecte, par exemple, dans le cas d’une enquête portant sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale ou dans le cadre d’un manquement à une obligation contractuelle;
- En cas d’urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée;
- Afin de les divulguer à un conseiller qui représente les intérêts de Simplex, afin de percevoir une créance; ou
- Afin de respecter une assignation, un mandat ou toute autre ordonnance d’un tribunal ou lorsque la loi l’exige.
4.2 Simplex fera des démarches raisonnables afin de s’assurer que le Client visé par la collecte est dûment informé des fins pour lesquelles les Renseignements personnels seront utilisés ou divulgués au moment où le Client donne son Consentement à ladite collecte. Ces fins seront énoncées clairement de façon que le Client puisse les comprendre.
4.3 En règle générale, Simplex obtiendra le Consentement du Client au moment de recueillir et de divulguer des Renseignements personnels à son égard. Toutefois, Simplex pourra obtenir ce Consentement postérieurement à la collecte des Renseignements personnels, mais devra toujours obtenir le Consentement du Client avant d’en faire une Utilisation et (ou) Divulgation à une nouvelle fin.
4.4 Il est entendu dans le cadre de la présente Politique, que l’achat de produits ou l’utilisation des services, y compris le Site, et/ou tout autre programme, par un Client constituent un Consentement implicite à la Collecte, à l’Utilisation et à la Divulgation de Renseignements personnels pertinents, aux fins déterminées par Simplex.
4.5 Un Client peut retirer son Consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues à la loi ou à tout contrat, suivant un délai raisonnable. Le Client peut communiquer avec Simplex afin d’obtenir de plus amples renseignements sur les conséquences d’un tel retrait.
5 - Limite quant à la Collecte de Renseignements personnels
Simplex ne peut recueillir que les Renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Simplex devra agir de façon honnête et licite dans l’exécution de toute collecte.
Simplex peut également recueillir des Renseignements personnels auprès d’autres sources, y compris des agences d’évaluation de crédit, si nécessaire dans le cadre du traitement de la demande du Client.
6 - Limite quant à l'Utilisation, la Divulgation et la conservation des Renseignements personnels
Simplex ne doit pas utiliser et (ou) divulguer des Renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que le Client n’y consente ou que la loi ne le permette. Simplex doit conserver les Renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
6.1 Simplex peut également divulguer des Renseignements personnels à :
- Une personne qui, selon Simplex agissant raisonnablement, demande des Renseignements personnels à titre de représentant ou mandataire du Client;
- Un Tiers qui collabore avec Simplex à titre de mandataire, sous-traitant, fournisseur ou partenaire de Simplex dans l’exécution de diverses tâches;
- Un ou plusieurs Tiers, lorsque le Client consent à la Divulgation ou lorsque la Divulgation est exigée en vertu de la loi.
6.2 En règle générale, les Renseignements personnels sont conservés par Simplex au Canada. Dans certains cas, les Renseignements personnels recueillis par Simplex peuvent être conservés et traités dans d’autres pays que le Canada aux fins de la fourniture de services et peuvent donc être assujettis à la juridiction de ces pays.
6.3 Seules les personnes autorisées par Simplex et dont les fonctions le requièrent ont accès aux Renseignements personnels.
6.4 Simplex conserve les Renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire ou utile aux fins déterminées ou selon les exigences de la loi. Dans le cas d’une demande d’accès à l’information en vertu de la présente Politique, Simplex conservera soit les Renseignements personnels, soit une explication des motifs de la décision prise pendant une période suffisante pour que le Client puisse avoir accès à ces Renseignements personnels ou à ces motifs.
6.5 Simplex établira des mesures de contrôle, des échéanciers et des pratiques relativement à la conservation et à la destruction ou à la dépersonnalisation des Renseignements personnels et des dossiers lorsqu’ils ne sont plus nécessaires pour les fins déterminées ou qui ne sont plus exigés en vertu de la loi.
7 - Exactitude des Renseignements personnels
Les Renseignements personnels utilisés par Simplex doivent être le plus exacts, complets et à jour que possible afin de réduire la possibilité que des Renseignements personnels erronés soient utilisés.
7.1 Simplex fera la mise à jour des Renseignements personnels seulement lorsque nécessaire pour satisfaire aux fins déterminées ou suivant un avis en ce sens de la part du Client.
7.2 Le Client est responsable de mettre à jour ses Renseignements personnels en communiquant avec Simplex dans les meilleurs délais après tout changement.
8 - Mesures de sécurité
Simplex prendra des mesures raisonnables afin de protéger les renseignements Renseignements personnels et utiliser des mesures de sécurité qui correspondent à leur degré de sensibilité.
8.1 Simplex prendra des mesures raisonnables afin de protéger les Renseignements personnels contre la perte ou le vol, la consultation, la Divulgation, la copie, l’Utilisation, la modification ou la destruction non autorisé.
8.2 Simplex prendra des mesures raisonnables afin de protéger les Renseignements personnels divulgués à des Tiers aux termes d’ententes contractuelles qui énonceront le caractère confidentiel de ces renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés. Certaines informations pourraient être partagées à certains partenaires ou fournisseurs, y compris dans le cadre du développement commercial de Simplex.
8.3 Toutes les personnes autorisées par Simplex qui ont accès à des Renseignements personnels doivent en respecter le caractère confidentiel.
8.4 Simplex comprend l’importance de protéger les Renseignements personnels et utilise des protocoles de sécurité internet afin de protéger lesdits Renseignements personnels recueillis via l’internet. Toutefois, les Clients doivent garder à l’esprit que l’internet n’est pas un moyen de communication sécurisé. Par conséquent, Simplex ne fait aucune déclaration ni garantie quant à la sécurité absolue des Renseignements personnels qui lui sont fournis via l’internet. Les Clients reconnaissent qu’elles fournissent ces Renseignements personnels à Simplex à leurs propres risques.
8.5 Également, Simplex n’est aucunement responsable des pratiques de protection des Renseignements personnels pour les autres sites Internet qui ne sont pas la propriété de Simplex ni contrôlés par elle mais qui sont accessibles par des liens ou des hyperliens à partir des sites de Simplex. L’utilisation de ces sites internet d’une tierce partie est soumise aux termes et conditions de ces sites internet.
9 - Transparence des politiques et des pratiques
Simplex doit faire en sorte que toute personne ait un accès facile à des renseignements précis sur la gestion des Renseignements personnels par Simplex.
Simplex doit faciliter la compréhension de la présente Politique, notamment en rendant disponible, sur demande, les renseignements suivants :
- Le nom du Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont énoncées ci-après;
- La procédure à suivre afin d’avoir accès aux Renseignements personnels; et
- Une description du type de Renseignements personnels que conserve Simplex, y compris une explication générale de l’Utilisation à laquelle ils sont destinés.
10 - Accès aux Renseignements personnels
Simplex doit informer le Client qui en fait la demande de l’existence de Renseignements personnels qui le concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été divulgués à des Tiers. Simplex doit également lui permettre de les consulter.
Le Client pourra contester l’exactitude et l’exhaustivité des Renseignements personnels et faire toute demande afin que soient apportées les corrections appropriées.
10.1 Sur demande, Simplex permettra au Client de consulter les Renseignements personnels compris dans son dossier. Les Renseignements personnels doivent être fournis ou rendus accessibles d’une manière compréhensible, dans un délai raisonnable pour le Client.
10.2 Dans certaines circonstances, Simplex peut refuser en tout ou en partie l’accès aux Renseignements personnels demandés par un Client notamment si :
- Cela risque de révéler des Renseignements personnels sur un Tiers ou risque vraisemblablement de mettre en péril la vie ou la sécurité d’une autre personne;
- la Divulgation de ces Renseignements personnels aurait pour effet de révéler des informations commerciales confidentielles ou stratégiques pour Simplex;
- Les Renseignements personnels sont protégés par le secret professionnel;
- Les Renseignements personnels ont été obtenus au terme d’un processus de règlement d’un différend; ou
- Les Renseignements personnels ont été obtenus à la suite d’un examen portant sur un défaut contractuel, un litige actuel ou éventuel ou sur une infraction à une loi.
Sur demande, Simplex indiquera les raisons motivant son refus de donner accès aux Renseignements personnels.
10.3 Sur demande, Simplex informera le Client de l’Utilisation et de la Divulgation de Renseignements personnels et, lorsque disponible, lui indiquera la source des renseignements. En ce qui concerne la fourniture d’un relevé de divulgation de Renseignements personnels, Simplex fournira une liste des organismes auxquels elle peut avoir divulgués des Renseignements personnels au sujet du Client, lorsqu’elle n’est pas en mesure de fournir une liste précise.
10.4 Afin d’assurer la protection des Renseignements personnels, Simplex peut exiger du Client qu’il lui fournisse une demande écrite accompagnée des renseignements nécessaires à son identification afin que Simplex puisse rendre compte de l’existence, de l’Utilisation et (ou) de la Divulgation des Renseignements personnels et autoriser l’accès au dossier de ce Client.
10.5 Simplex corrigera ou complétera promptement tous les Renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets lorsqu’elle en sera avisée. Tout différend relatif à l’exactitude ou à l’exhaustivité des Renseignements personnels doit être consigné dans le dossier du Client.
10.6 Un Client peut obtenir la totalité ou une partie de ses Renseignements personnels en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées énoncées ci-après.
11 - Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes
Toute personne doit être en mesure de porter plainte quant au non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels.
11.1 Simplex doit établir des mécanismes pour recevoir toutes les plaintes et toutes les demandes de renseignements concernant la présente Politique et y donner suite.
11.2 Simplex doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de mécanismes de plainte et de la manière de déposer une plainte.
11.3 Le Responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de l’application de la présente Politique et peut solliciter un avis auprès de toute personne, à son entière discrétion, avant de répondre de façon définitive à toute plainte.
11.4 Simplex doit étudier toutes les plaintes relatives au respect de la présente Politique. Si une plainte est jugée fondée, Simplex prendra les mesures qu’elle juge appropriées, y compris modifier la présente Politique et ses pratiques, au besoin et lorsque justifié. Le Client sera informé du résultat des démarches effectuées relativement à sa plainte.
D - Modification de la présente Politique
La présente Politique peut être modifiée en tout temps à l’entière discrétion de Simplex sans préavis.
E - Des questions ou des préccupations concernant la protection de vos renseignements personnels ?
Tous les commentaires et toutes les questions, préoccupations ou plaintes concernant des Renseignements personnels, la présente Politique ou les pratiques de Simplex en matière de protection des Renseignements personnels devraient être transmis au Responsable de la protection des renseignements personnels de Simplex aux coordonnées suivantes :
par la poste :
Simplex location d'outils Inc.
À l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels
9740 Boul. de l’Acadie
Montréal, Québec
H4N 1L8
-ou-
par courriel : protectionrenseignementspersonnels@simplex.ca
Le Responsable de la protection des renseignements personnels tentera de répondre à chacune des demandes écrites dans les trente (30) jours de telles demandes. S’il n’est pas en mesure de respecter ce délai, celui-ci informera la ou les personne(s) concerné(e)s du nouveau délai requis dans les circonstances.
Si le Responsable de la protection des renseignements personnels n’est pas en mesure de répondre à une demande de façon satisfaisante, un processus de médiation est possible pour régler le différend. La médiation est un mode de résolution des différends. Si les parties désirent soumettre le différend à la médiation, elles mandateront alors un médiateur pour les accompagner afin de trouver une solution acceptable pour elles.
Si la ou les personne(s) concerné(e)s demeure(nt) insatisfaite(s), elle(s) peut (peuvent) se référer à la Commission d’accès à l’information du Québec lorsque résidant du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada lorsque résidant des provinces de l’Ontario et du Nouveau-Brunswick.
Dernière mise à jour : 4 décembre 2024